چکیده:
برنامه ریزی، فرآیند آگاهانه تصمیم گیری در مورداهداف و فعالیتهای آینده یک فرد، گروه،واحد کاری یا سازمان است.مدیر یا مدیران برنامه ریزی، برنامه ریزی را با یک تحلیل موقعیتی آغاز می نمایند و درچارچوب محدودیت زمانی و منابع، اطلاعات مرتبط با مسأله  مورد برنامه ریزی را جمع آوری و تفسیر می نمایند؛سپس با تأکید برخلاقیت، مدیران و کارکنان را تشویق کرده تا بر پایه نگرشی وسیع به امورشان بیندیشند؛ آنگاه با توجه به مزایا، مضرات و تأثیرات بالقوه هر گزینه، مناسبترین و امکان پذیرترین اهداف و طرحها را برگزیده و مدیران و کارکنان را توجیه نموده و منابع مورد نیاز را در اختیار آنان گذاشته و به انجام آن تشویق می نمایند.
از آنجائیکه برنامه ریزی، فرآیندی پیش رونده و تکرار شونده است، مدیران باید بطور مستمر عملکرد واحدهای تحت تکفلشان را از جهت تطابق با اهداف و برنامه ها تحت نظر داشته باشند. در مقاله حاضر شما با این فرآیند و اصول و مبانی برنامه ریزی آشناخواهید شد.
  • مقدمه
در بحث وظایف مدیریت از پنج وظیفه اصلی سخن به میان آمده است:
برنامه ریزی Planning  
۲ سازماندهی    Organizing
به کار گماردن     Staffing
رهبری / هدایت    Directhing
نظارت / کنترل control  
 
البته غیر از تقسیم بندی فوق نویسندگان مختلف تقسیم بندی هایی دیگری نیز ارائه داده اند برای نمونه لوترگیولیک وظایف هفت گانه ای به شرح ذیل برای مدیریت بیان کرده است :
-۱ برنامه ر یز ی Planning   
-۲ سازمان د هی Organizing  
-۳ به کار گماردن Staffing   
-۴ هد ا یت Directing   
-۵ هماهنگ کر دن Coordinating   
-۶ گزارش دادن Reporting   
-۷ بودجه بندی Budgeting    
او با به کار بردن حروف اول کلمات فوق POSDCORB را ساخته و مورد استفاده قرار داده است. برخی دانشمندان مدیریت موضوع ایجاد انگیزه و نوع آوری را به عنوان دو وظیفه مدیریت دانسته و برخی دیگر بودجه بندی، گزارش دادن و به کار گماردن را جزوء وظایف اصلی مدیریت نمی دانند و بسیاری نیز هماهنگی را به جای وظیفه مدیریت، هدف مدیریت به حساب می آورند.
برچ در کتاب معروف خود « اصول و تجربه مدیریت » مدیریت را در چهار عنصر خلاصه می کنند که عبارتند از برنامه ریزی، کنترل، هماهنگی و ایجاد انگیزه.فایول نیز وظایف پنجگانه ای برای مدیریت قائل است که عبارتند از: برنامه ریزی، سازماندهی، هدایت،کنترل و هماهنگی.با توجه به اینکه هماهنگی بیش از آنکه یک وظیفه باشد، هدف مدیریت محسوب می گردد ؛ می توان وظایف اصلی مدیریت را در پنج عامل برنامه ریزی، سازماندهی، تأمین نیروی انسانی، هدایت و کنترل خلاصه کرد.
آنچه مسلم است، برنامه ریزی بر سایر وظایف مدیریت اولویت داشته و مقدم بر آن است.البته همه وظایف مدیریت باهم مرتبط هستند ولی در میان آنها برنامه ریزی از اهمیت و اولویت خاصی
برخوردار است.در واقع برنامه ریزی وظیفه اساسی و شالوده مدیریت است.
  • اهمیت و ضرورت برنامه ریزی
همانگونه که عنوان شد در میان همه وظایف مدیریت برنامه ریزی از اساسی ترین آنهاست که مانند پلی، زمان حال را به آینده مرتبط می سازد.
به عبارت دیگر برنامه ریزی میان جایی که هستیم با جایی که می خواهیم به آن برویم پلی می سازد و موجب می شود تا آنچه را که در غیر آن حالت شکل نمی گیرد، پدید آید.
از آنجایی که همه سازمانها به دنبال آنند که منابع محدود خود را برای رفع نیازهای متنوع و رو به افزایش خود صرف کنند. پوپایی محیط و وجود تلاطم در آن،و عدم اطمینان ناشی از تغییرات محیطی بر ضرورت انکار ناپذیر برنامه ریزی می افزاید.
پیتر دراکر معتقد است که میان موثر بودن )انجام کارهای درست( و کارآیی)درست انجام دادن کارها( تفاوت است و این دو در مراحل انتخاب هدفها و آنگاه در چگونگی کسب آنها توأم می باشد.
  • تعریف برنامه ریزی
در متون مدیریتی گاهی دو واژه , planning  programming را به جای یکدیگر به کار می برند ؛ در حالی که programming به نوعی برنامه ریزی جزئی تر دلالت دارد. برای برنامه ریزی تعاریف متعددی ارائه شده است ؛ بطوریکه هر یک از نظریه پردازان سعی کرده اند با توجه به زمینه تخصصی خود آنرا تعریف کنند. در ذیل چند مورد ازاین تعاریف ارائه شده است:
-۱ برنامه ریزی عبارت است از تصمیم گیری درمورد اینکه چه کارهایی باید انجام گیرد.
-۲ برنامه ریزی عبارتست از تعیین هدف و یافتن یا پیش بینی کردن راه تحقق آن
-۳ برنامه ریزی عبارتست تصور و طراحی وضعیت مطلوب در آینده و یافتن و پیش بینی کردن راهها و وسایلی که رسیدن به آن را فراهم کند.
تعریف نسبتاً جامع دیگری از سیریل هودسن:
برنامه ریزی یعنی ارائه طریق بر عملیات آینده که متضمن نتایج معین با هزینه مشخص و دوره زمانی معلوم است.
  • هدف از برنامه ریزی
-۱ افزایش احتمال رسیدن به هدف، از طریق تنظیم فعالیتها
۲-افزایش منفعت اقتصادی از طریق مقرون به صرفه ساختن عملیات
-۳ متمرکز شدن بر طریق دستیابی به مقاصد واهداف و احتراز از انحراف از مسیر
-۴ مهیا ساختن ابزاری بر کنترل
 
  • انواع برنامه ریزی
برنامه ها برای مقاصد متنوعی تنظیم می شوند وبه فراخور هر وضعیت به گونه ای متناسب با آن شکل می گیرند لذا دسته بندی ذیل را برای انواع برنامه ریزی عنوان می نماییم:
برنامه ریزی تخصصی
گاهی با توجه به ماهیت تخصصی برخی از وظایف مدیریت برای انجام آنها برنامه ریزی می شود. این برنامه ریزی ها را برنامه ریزی تخصصی می نامند که بر اساس وظایف مدیریت در سازمان عنوان می گردد.
الف- برنامه ریزی و کنترل تولید )مدیریت تولید:
عبارتست از تعیین نیازها و تأمین ابزار و تسهیلات و تربیت نیروی انسانی لازم برای تولید محصولات و کالاها با توجه به تقاضای موجود در بازار و نیازهایپیش بینی نشده جامعه.
ب- برنامه ریزی نیروی انسانی:
در این نوع از برنامه ریزی با تعیین افراد مورد نیازسازمان در سالهای آینده امکانات و تسهیلات مورد نیاز )انتخاب، آموزش، ترفیع، بازنشستگی و…( تخمین زده می شود. برنامه ریزی نیروی انسانی با تهیه نمودار )ساختار( سازمانی آغاز میشود و مواردی نظیر تهیه نمودار جانشین و ترفیع، تدوین آیین نامه استخدامی و تنظیم برنامه های آموزشی ضمن خدمت را در برمیگیرد.
ج- برنامه ریزی مالی و تنظیم بودجه:
عبارتست از تعیین میزان و چگونگی منابع و همچنین تعیین میزان و چگونگی مصارف مالی به منظور تأمین هدفهای موسسه و صاحبان و کنترل کنندگان آن میباشد.

 

برنامه ریزی عملیاتی(اجرایی)
برنامه های اجرایی برای به اجرا درآوردن تصمیمات راهبردی طرح میشوند به عبارت دیگر برنامه های اجرایی عبارتند از تصمیمات کوتاه مدت که برای بهترین استفاده از منابع موجود با توجه به تحولات محیط اتخاذ می گردند.
مراحل برنامه ریزی عملیاتی عبارتند از:
الف- تدوین برنامه های کوتاه مدت )مانند تنظیم بودجه و زمانبندی(
ب- تعیین معیارهای کمی و کیفی سنجش عملکرد و ارزیابی هزینه های اجرای عملیات
ج- ارزیابی برنامه ها و تعیین موارد انحراف عملکرد از آنها
د- تجدید نظر در برنامه ها و تهیه برنامه های جدید.

 

-۳ برنامه ریزی راهبردی(استراتژیک)
برنامه ریزی راهبردی در بر دارنده تصمیم گیری هایی است که راجع به اهداف راهبردی بلند مدت سازمان می باشند.دراین نوع از برنامه ریزی مقاصد )مأموریتها( و هدف های سازمان مشخص و اهداف بلند مدت به هدف های کمی و کوتاه که آن را هدف گذاری می نامند، تجزیه می گردد.
همچنین سیاستهای کلی )تدوین و تنظیم خط مشی ها( و برنامه های عملیاتی طر ح ریزی می گردد.
برنامه ریزی راهبردی، آینده را پیشگویی نمی کند ولی یک مدیر را می تواند در موارد ذیل یاری دهد:
الف- فائق آمدن بر مسائل ناشی از مقتضیات آتی؛
ب- ایجاد فرصت کافی برای تصحیح خطاهای اجتناب ناپذیر؛
ج- اتخاذ تصمیمهای صحیح در زمان مناسب
د- تمرکز بر انجام فعالیت های ضروری برای رسیدن به آینده مطلوب

  • دیدگاههای متداول در برنامه ریزی:
برنامه ریزی از داخل به خارج و برنامه ریزی از خارج به داخل
در برنامه ریزی از داخل به خارج برکارهایی تمرکز میشود که سازمان در حا ل حاضر انجام می دهد و تلاش میشود تا آنها به بهترین صورت انجام پذیرد.برنامه ریزی به این شیوه تغییرات عمد های را درسازمان ایجاد نمی کند، ولی می تواند برای استفاده بهینه از منابع مفید و موثر باشد.برنامه ریزی از داخل به خارج برای بهتر انجام شدن کارهای جاری صورت می پذیرد و هدف آن یافتن بهترین شیوه انجام کاراست.
در برنامه ریزی از خارج به داخل ابتدا محیط خارجی بررسی و تحلیل می شود و برای استفاده از فرصت هاو به حداقل رساندن مسائل ناشی از آن برنامه ریزی میگردد.برنامه ریزی ازخارج به داخل هنگامی مفید است که سازمان بخواهد کاری منحصر به فرد انجام دهد و هدف این برنامه ریزی یافتن فرصتهای محیطی و استفاده بهینه ازآنهاست.
برنامه ریزی از بالا به پایین و برنامه ریزی از پایین به بالا
در برنامه ریزی از بالا به پایین ابتدا مدیر مالی هدف های کلان را تعیین می کند و این امکان را برای مدیران سطوح دیگر فراهم می آورد تا در چهارچوب هدفهای کلان برنامه خود را تدوین کنند.
در برنامه ریزی از پایین به بالا با تدوین برنامه هایی شروع میشود که در سطوح عملیاتی شکل می گیرند؛بدون آنکه به محدودیت های کلی سازمان توجه شودآنگاه این برنامه ها از طریق سلسله مراتب به بالاترین سطح مدیریت ارائه می گردد.
-۳ برنامه ریزی بر مبنای هدف
در این نوع از برنامه ریزی مهمترین مسائل سازمان تعریف میشود و سپس با مشارکت کارکنان برای هر واحد و قسمت از یک واحد و نهایتاً برای هر فرد شاغل هدف گذاری منظمی انجام می گیرد.برنامه ریزی بر مبنای هدف برای ترکیب اهداف فردی و سازمانی بکار می رود و بر این عقیده استوار است که مشارکت توأم رئیس و مرئوس در تبدیل اهداف کلی به اهداف فردی، تأثیر مثبتی بر عملکرد کارکنان دارد و تدوین پذیرش دوطرفه اهداف، تعهد قویتری را درکارکنان ایجاد میکند ؛ تا اینکه سرپرست یک جانبه هدف گذاری کرده، آنها را به زیر دستان تحمیل کند.
مراحل برنامه ریزی بر اساس هدف و نتیجه عبارتند از:
-۱ تعیین رسالت و ماموریت
-۲ تعیین نتایج مورد انتظار
-۳ تعریف شاخص های ارزیابی
-۴ تعریف هدف های عملیاتی
-۵ تنظیم برنامه های عملیاتی
-۶ طراحی سیستم کنترل عملیات
-۴ برنامه ریزی بر مبنای استثناء
عبارتست از تعیین هدف، تخصیص منابع و تعیین شاخص های عملیاتی و واگذاری امور به ابتکار عمل مسئولان واحدها. مدیریت عالی سازمان، تنها هنگامی که انحرافات عملکرد واحدی از برنامه پیش بینی شده، از حد معینی تجاوز کند در امور آن واحد دخالت خواهد کرد. ابزارهای اساسی و متداول دراین روش عبارتند از: بودجه هزینه های استاندارد وحسابداری مدیریت یا حسابداری مراکز مسئولیت(مراکز هزینه، درآمد، سرمایه گذاری)
برنامه ریزی اضطراری
عبارتست از پیش بینی و معین ساختن عکس العمل ها و پاسخ مناسب به حوادث یا شرایط جدیدی که دراوضاع و احوال سارمان ممکن است اتفاق بیفتد.
۶ برنامه ریزی اقتضایی
در برنامه ریزی اقتضایی «گزینه های گوناگون قابل اجرا » شناسایی می شوند و در صورتی که اعتبار برنامه اصلی به دلیل تغییرات محیطی، بیش از حد کاهش یابد، یکی از آن گزینه ها قابل اجرا خواهند بود.
برنامه ریزی مبتنی بر اندیشیدن پیش از عمل است؛ ولی هر چه محیط برنامه ریزی نامطمئن تر باشد، احتمال نامناسب بودن مفروضات آغازین با پیش بینی ها و حتی مقاصد اولیه، افزایش می یابد.
در چنین محیط هایی بطور مستمر مسائل ورخداداهای غیر منتظره رخ می دهند و در نتیجه، تغییردر برنامه ریزی را ضروری می سازند؛بنابراین بهتر است که همواره در موقع برنامه ریز ی ها،پیش بینی شود که اگر کارها آنگونه که انتظار داریم__پیش نرفت، چه تغییراتی در برنامه ها ایجاد شود یا کدام برنامه های جایگزین آماده شوند تا مدیر با مشکل مواجه نشود.
به عبارت دیگر هنگامی که بحرانی در نقاط پیش بینی شده بروز کند که حاکی از بی اعتباری برنامه باشد، با استفاده از برنامه ریزی اقتضایی امکان اقدام سریع فراهم می آید.
  • گامهای برنامه ریزی:
با توجه به تعاریف ارائه شده از برنامه ریزی باید گامهایی برداشت که پاسخگوی سوالات زیر باشد:
کی
۲- چه وقت
۳- چرا
۴- کجا
چه
۶- کدام
۷- چطور
بنابراین گام هایی را که در برنامه ریزی باید برداشت به شکل مرحله ای فرآیند زیر را طی می نماید:
  • مراحل عمده برنامه ریزی
کونتز،ادانل و وایهریخ در کتاب مدیریت، مراحل برنامه ریزی را به صورت زیر آورد ه است:
-۱ آگاهی از فرصتها )مسائل و نیازها(
-۲ تعیین اهداف کوتاه مدت
-۳ تعیین مفروضات
-۴ تعیین گزین ههای مختلف
-۵ ارزیابی گزین ههای مختلف
-۶ انتخاب یک راه
-۷ فرموله کردن برنام ههای فرعی
-۸ کمّی کردن برنام هها به وسیله بودجه بندی
بطوریکه ملاحظه میشود برنامه ریزی یک جریان مداوم در جهت پیشرفت فعالیّتها برای حصول هدفها و مقاصد از پیش تعیین شده است. از نتایج برنامه های اجرا شده نقاط ضعف و انحرافات و همچنین نقاط قوت و جنبه های مثبت باید به منظور رفع نقایص وبهبود عملیات در آینده استفاده نمود.
  • برنامه ریزی موثر
توجه به موارد ذیل موجب موثر بودن برنامه ریزی می گردد:
-۱ برنامه ریزی منطقی باید دارا ی مدت زمانی باشد که بتواند تکافوی انجام تعهدات ناشی از تصمیمات امروزی ما را بکند.
-۲ همه افراد درگیر، درک صحیحی از برنامه وچگونگی اجرای آن داشته باشند.
-۳ وجود همفکری و همکاری در امور برنامه ریزی
-۴ ایجاد شرایط مناسب برای برنامه ریزی از سطوح بالای سازمان
-۵ شروع برنامه ریزی از سطوح بالای سازمان و سازمان یافته باشد.
  • محاسن برنامه ریزی
برنامه ریزی در هر سازمان محاسن زیادی دارد که مهمترین آنها به شرح ذیل است:
-۱ تحقیق اهداف سازمان
-۲ برنامه ریزی، به ایجاد فرصت برای اجرای تصمیم ها کمک میکند
۳ برنامه ریزی به اجرای منظم طرح ها و تحقق اهداف سازمان کمک می کند
-۴ برنامه ریزی عامل تطبیق رشد سریع فن آوری محیط با سازمان
-۵ برنامه ریزی موجب تسریع رشد ا قتصادی در سطح کلان میشود.
-۶ برنامه ریزی مالی و بودجه بندی، ابزاری برای کنترل فعالیتها محسوب میشود.
-۷ برنامه ریزی به تقویت روحیه کار گروهی کمک می کند و به افزایش کارآیی سازمان می انجامد.
  • محدودیتهای برنامه ریزی(محدودیتها ومعایب)با وجود محاسن زیادی که برنامه ریزی دارد،محدودیتهایی را نیز به همراه  دارد که عبارتند از:
-۱ برنامه ریزی مستلزم صرف هزینه و وقت است
-۲ سازمانهای کوچک نمی توانند به علت عدم توان مالی و فرصت کافی به نحو مطلوب برنامه ریزی کنند
-۳ برنامه ریزی، مستلزم ایجاد محدودیتهایی است که در کوتاه مدت حرکت را در سطوح متعدد سازمان،کند و مشکل می سازد
-۴ برنامه ریزی، بیشتر مبتنی بر پیش بینی بر اساس حدس و گمان و احتمالات است و کمتر بر اساس اطلاعات قطعی انجام می گیرد )پس باید قبل ازبرنامه ریزی دنبال شناخت وضعیت موجود سازمان باشیم
  • دامهای مهم برنام هریزی موفق :
در برنامه ریزی موفق، بر سر راه مدیر عالی سازمان،دامهایی هست که اگر دقت نکند در آن گرفتار خواهد شد و منجر به شکست برنامه هایش میشود عمده ترین این دامها عبارتند از:
-۱ تفویض کردن وظیفه برنامه ریزی توسط مدیر
عالی به دیگران )بگون های که مدیریت عالی درگیرنباشد(
-۲ درگیر شدن مدیریت عالی در مسائل جاری )روزمرگی( و عدم وقت کافی برای برنامه ریزی
-۳ کوتاهی درامرتدوین و تعریف اهداف)به صورت واضح(
-۴ کوتاهی در امر درگیر ساختن مدیران اجرایی مهم در فراگرد برنامه ریزی
-۵ عدم استفاده از برنامه ها به مثابه معیار واقعی ارزیابی عملکرد مدیران
-۶ کوتاهی در امر ایجاد و تقویت جوّ موافق و حامی برنامه ریزی
-۷ مجزا پنداشتن فراگرد برنامه ریزی از سایرجنب ههای فراگرد مدیریت )مثلاً اطلاعات و…(
-۸ استفاده از طرحها و برنامه های پیچیده و انعطاف ناپذیر که مانع نوآوری سازمان میشود.
-۹ عدم ارزیابی و بازنگری برنامه های بلند مدت رؤسای بخشها و مدیران توسط مدیریت عالی
۱۰ – تمایل مدیریت عالی به اخذ تصمیم ها برمبنای احساسات و بینش خود.
  • تعریف برنامه:
– برنامه عبارت است از تعیین هدف کوتاه مدت و راه رسیدن به آن؛
– برنامه عبارت است از تعهد برای انجام یک سری عملیات به منظور تحقق هدف
  • انواع برنامه ها:
-۱ مقاصد/ ماموریتها Purposes/Missions
-۲ اهداف ives
-۳ راهبردها strategies
-۴ سیاستها (خط مشی) politics
-۵ روی هها procedures
-۶ روشها Methods
-۷ مقررات و آئین نام هها (دستورها)Rules
-۸ برنامه ها (طرحها) Programes
-۹ بودجه Budgetings
۱۰ مقاصد/ ماموریتها
مقاصد بیانگر فسلفه وجودی سازمان بوده که متاثر از خواست اجتماعی است به عنوان مثال مقصد
دانشگاهها پرورش نیروی انسانی است. ماموریتها بیانگر جهت دار بودن مقاصد است برای مثال دانشگاهی مقصد روش نیروی انسانی را در حوزه علوم انسانی و دانشگاهی در حوزه پزشکی انجام می دهد و یا حتی از نظر جنسیتی و مقاطع ممکن است ماموریت دانشگاهها در پرورش نیروی انسانی متفاوت باشد.
ماموریتهای یک سازمان نیازمند به ویژگیهای خاصی به شرح ذیل است:
-۱ شرح ماموریت باید مفهوم و روشن باشد.
-۲ ماموریتها باید روحیه تعهد و ایثار و علاقه مدیران و کارکنان را جلب کند.
-۳ در ماموریتها باید هم افزایی یا هم نیرو زایی باشد یعنی نتیجه ترکیبی آنها بیشتر از مجموع اجزای آن باشد.
-۴ در تنظیم ماموریتها از خلاقیت و نوع آوری کارکنان بویژه دریافتن راه حلها استفاده شود.
-۵ اهداف دوربرد باید منشاء ضوابط و اصول کلی سازمان باشد.
-۲ اهداف
هر سازمانی نیاز به یک بیانیه روشن از هدفهای خود دارد تا بتواند آن را مبنای همه برنامه ریز یهای خود قرار دهد و میزان کارآیی تصمیمات اتخاذ شده را براساس آن اندازه گیری کند. انجام برنامه بدون رعایت اهداف سازمانی موجب پراکنده کاری میشود.
بنابراین هدف عبارت است از بیان نتایج مورد انتظار، شامل کار مشخص و قابل اندازه گیری در یک محدوده زمانی خاص و با هزینه ای معین. عواملی که در تعیین هدف باید به آنها توجه شود
عبارتند از:
الف( نتیجه مورد انتظار قابل اندازه گیری باشد.
ب( چگونگی انجام کار مشخص باشد.
ج( محدوده زمانی که کار باید در آن صورت بگیرد.
د( حداکثر هزینه بر حسب واحد پول یا کار و یا هر دو.
راهبردها (استراتژیها)
راهبرد، الگویی برای پاسخ سازمان به محیط اطرافش در طول زمان میباشد. در واقع راهبردهای یک سازمان عامل عمد های جهت نیل به اهداف سازمان در شرایط عدم اطمینان و رقابت محیطی است.
تعاریف زیر عمومی ترین کاربردهای این واژ ه را بیان میکند.
الف( طرحهای مربوط به هدفهای یک سازمان و تغییرات آن، منابع به کار گرفته شده برای رسیدن به این هدفها و خط مشی ها مربوط به تامین، استفاده ی عدم استفاده از این منابع.
ب( تعیین هدفهای بلند مدت یک سازمان، مشخص کردن دور ههای عملیات و تخصیص منابع لازم برای دستیابی به این هدفها.
پس استراتژی عبارت است از ارائه تصویری از آنچه موسسه میخواهد با استفاده ازنظام هدفها و خط مشی های عمده به آن برسد. به این ترتیب در استراتژیها دقیقاً مشخص نمی شود که موسسه چگونه میخواهد به هدفهایش دست یابد. زیرا چگونگی دستیابی به این هدفها در طرحهای متعدد کلی و جزئی و پشتیبانی در نظر گرفته میشود.
خط مشی ها (سیاست ها)
خط مشی معمولاً برای تعیین بهترین انتخاب در زندگی شخص یا سازمانی به کار میرود. خط مشی ها برنام ههایی هستند که تصمیمات کلی را در بر میگیرند و به عنوان راهبر یا راهنما یا چارچوب
تفکر و یا اندیشه در تصمیم گیری بکار می روند. سیاست یا خط مشی، یک برنامه عمومی عملی است؛ به بیان دیگر، نحوه اجرای هدف را بیان میکند و حوزه رفتار مسئولان اجرایی سازمان را تعیین میکند و درعین حال وسیل های موثر برای کنترل عملیات است.
خط مشی، راهنما و حدودی است که تصمیمهای آتی، باید در محدوده آن اتخاذ و معین شوند.
خط مشی باید از ویژگیهای ذیل برخوردار باشد:
صراحت و وضوحقابلیت اجراانعطاف پذیری جامعیت هماهنگی مستدل بودنمتمایز بودن از قوانین مدون و مکتوب بودن.
رویه ها
روی هها مشخص کننده شیوه عملیات و نحوه انجام کار هستند. روی هها، یک برنامه زمانبندی شده بری انجام فعالیتهای آتی هستند، در واقع روی هها فقط تعیین کننده شیوه عمل در سطوح مختلف سازمانند و ممکن است هر سطح از سازمان روی های خاص خود را داشته باشد. روی ه، راهنمای واقعی عمل است تا تفکر.
۶ روشها
روشها نحوه اجرای جدول زمانبندی روی هها را معین میکنند. روشها، جزئیات دقیق چگونگی انجام فعالیتها را مشخص میکنند.
به عنوان مثال در بازرگانی، ابتدا چند کارشناس نسبت به اهمیت کالا اظهار نظر میکنند؛ در صورتی
که قیمتها مطابق با قیمتهای صادراتی باشد آن را بسته بندی و صادر کنند؛ این توالی اقدامات، رویه
نامیده میشود و روشها، نحوه انجام اقدامات مذکور را معیین می کند. برای مثال، به منظور صدور کالاها می توان از روشهای ارسال با هواپیما، کشتی یا قطاراستفاده کرد.
دستورها (مقررات و آیین نامه ها)
مقررات و آیین نامه ها لزوم اقدام یا عدم اقدام مشخص را به صورت لازم الاجرا تعیین میکنند و هیچگونه اعمال نظر مشخص را اجازه نمی دهند.
مقررات ساده ترین نوع برنامه ها میباشند.از لحاظ تفاوت، مقررات و خط مشی ها با هم فرق دارند مقررات بدون ترتیب زمانی معین انجام عملیات را راهنمایی میکنند در حالیکه، خط مشی ها یا روشهای انجام کار ممکن است عامل زمان را در توالی انجام کار دخالت دهند. در حقیقت خط مشی ها به مدیران حق انتخاب می دهند ولی مقررات باید بطور دقیق اجرا شوند و به این ترتیب از آزادی عمل مدیر می کاهد.
برنامه ها (طرحها)
برنامه ها مجموعه هایی هستند از هدفها، خط مشی ها، روشها، و… برای اجرای یک کنش شناخته و معلوم. برنامه ها به گونه معمول با بودجه و اعتبار مالی پشتیبانی می شوند. گاهی اجرای یک برنامه مستلزم اجرای چند طرح کمکی دیگر است. علاوه بر این تمام برنامه ها باید بصورتی هماهنگ و زمانبندی شده و بر اساس اولویت و توالی منطقی به مورد اجرا گذاشته شوند. زیرا هر گونه شکست در اجرای هر یک از طرحهای کمکی علاوه بر اینکه هزینه های زائدی به بار می آورد، سبب به تعویق افتادن اجرای طرح اصلی خواهد شد.
بودجه ها
بودجه ها برنامه هایی هستند که میزان درآمد و هزینه مورد انتظار برای یک دوره زمانی معین را مشخص می کنند. به عبارت دیگر بودجه صورت مالی نتایج مورد انتظار در غالب اعداد و ارقام است؛ بودجه به عنوان تدابیری برای کنترل نیز به شمار م یرود؛ بودجه یک وسیله زیربنایی برای برنامه ریزی در بسیاری از موسسات است.
بنابراین بودجه نوعی برنامه است که در قالب آمار و ارقام بیانگر تعهدات سازمان می باشد. بودجه انواع متعددی دارد؛ برخی از بودجه های بر اساس میزان بازدهی سازمانی تغییر می کند که به آنها بودجه متغیریا قابل انعطاف پذیری می گویند.
سازمانیها دولتی اغلب از بودجه ها برنام های که در آنهاهدفها، جزئیات برنامه برای رسیدن به هدفها و برآوردهزینه هر برنامه مشخص شده استفاده می کنند.
نوع دیگری از بودجه که در واقع ترکیبی از بودجه متغیر و بودجه برنامه ای است، بنام بودجه بر مبنای صفر که در این روش از بودجه بندی فرض میشودکه برنامه ها از مبنای صفر شروع می شوند.
  • دوره (مدت ) برنامه ریزی
یکی از سوالات مهمی که در برنامه ریزی مطرح می شود این است که آیا برنامه باید کوتاه مدت،
میان مدت یا بلند مدت تنظیم شوند؟ چگونه میتوان برنامه ۰های کوتاه مدت را با برنامه های میان مدت وبلند مدت هماهنگ کرد؟ در بعضی موارد ممکن است برنامه ریزیها هفتگی یا چندماهه و یا چند ساله باشند. این پرسشها افقهای چند گانه برنامه ریزی را روشن می کنند.
پایگاه مقالات مدیریت         www.SYSTEM.parsiblog.com